Como definir cronograma e orçamento para aprovar projeto cultural.

Quando escrevemos/criamos um projeto cultural, é de extrema importância organizar e explicar o funcionamento do mesmo. Qual será seu cronograma? Qual será o seu orçamento? Como ambos recursos serão utilizados e aplicados?

Lembre-se: tempo é dinheiro, e, na produção, precisamos saber administrar e poupar ambos. Definir o cronograma te dará um caminho mais fácil ate o sucesso, assim como definir o orçamento, principalmente se esse vier advindo de recursos públicos. Mas como definir o orçamento? Como definir meu cronograma?

Definindo o Cronograma:

A maneira mais fácil de definir o cronograma, tanto para quem está avaliando e para quem está escrevendo, é dividi-lo em 3 etapas: pré, durante e pós produção.

Na pré-produção, o objetivo é buscar financiamentos e montar a equipe que vai te ajudar a elaborar e tocar o projeto. É aqui onde as metas iniciais precisam ser definidas e planejadas para o evento/produção.

Já na produção durante o projeto, é hora de colocar em prática todas as fases do planejamento, certificando que a equipe inteira esteja em sintonia. É importante cumprir cada fase do projeto e resolver todos os imprevistos, que certamente irão ocorrer.

É importante que todas as pessoas envolvidas no projeto estejam informadas sobre todos os problemas, ou os quais você julgar necessário. Decisões tomadas em conjuntos ajuda a evitar o desgaste da equipe.

Após a produção ser realizada, tem a etapa da "pós". Aqui, precisamos fazer uma analise racional dos resultados (positivos e negativos) gerados pelo projeto. Essa "prestação de contas" deve ser abrangente, não analisando apenas dinheiro, mas sim todo o impacto gerado pelo projeto, bem como se o objetivo do mesmo foi atingido.

Essa conduta deve ser cumprida com o objetivo de transmitir compromisso com todos os envolvidos no projeto e principalmente se o projeto for financiado através de iniciativa pública.

E Como Definir o Orçamento?

É de extrema importância se atentar aos detalhes de orçamento, desde os mínimos detalhes até aos detalhes mais técnicos. Esse é o diferencial entre um projeto bem escrito ou não.

Todas as etapas anteriores vão auxiliar no planejamento do seu orçamento. É importante prever e descrever todos os custos para a execução do seu projeto. Essa previsão deve conter os custos com profissionais e empresas, locações de espaços e equipamentos e também nos custos com divulgação.

Se for possível, um plano financeiro é o ideal para auxiliar o orçamento. Os impostos também devem ser previstos e descritos nessa etapa. Saiba que o avaliador vai dedicar muito mais atenção na análise do orçamento. Quanto mais detalhado for esse orçamento, mais fácil será a decisão do avaliador.

Depois de tantas dicas, agora é hora de colocar tudo em prática. A partir do momento em que você organizar melhor as suas ideias na hora de escrever e elaborar um projeto, com certeza a avaliação irá favorecer o seu lado. Um projeto bem montado, tem poucas chances de fracassar, se comparado a uma ideia boa, mas sem definições e organização!